Mit einer Auftragsbestätigung teilen Sie Ihrem Kunden mit, dass seine Bestellung eingegangen ist und welche Leistungen Sie zu welchem Preis liefern. In Invoice Office legen Sie eine Auftragsbestätigung neu an oder erstellen sie direkt aus einem vorhandenen Dokument.
So starten Sie
Option 1 — Öffnen Sie in der Menüleiste Einnahmen und klicken Sie unter Aufträge auf Auftragsbestätigungen. Mit dem Pluszeichen daneben öffnen Sie sofort eine neue Auftragsbestätigung. Auch im Aktionsmenü eines Kunden unter Konten → Kunden finden Sie Auftragsbestätigung erstellen.
Option 2 — Erstellen Sie die Auftragsbestätigung aus einem vorhandenen Dokument. Öffnen Sie zum Beispiel eine fertiggestellte Rechnung unter Einnahmen → Rechnungen und wählen Sie im Menü Aktion den Eintrag Auftragsbestätigung erstellen. In der Angebotsübersicht finden Sie denselben Eintrag im Aktionsmenü eines Angebots. Die neue Auftragsbestätigung übernimmt Kunde und Positionen aus dem Dokument.
Schritt 1 — Kunde und Datum eintragen
Wählen Sie im Feld Kunde den Kunden aus oder prüfen Sie ihn, wenn die Auftragsbestätigung aus einem anderen Dokument stammt. Rechnungsadresse, Lieferadresse und Kundennummer übernimmt Invoice Office aus den Kundendaten.
Das Auftragsdatum ist mit dem heutigen Datum vorausgefüllt. Darunter tragen Sie das Lieferdatum ein, damit Ihr Kunde weiß, wann er mit der Lieferung rechnen kann. Unter Referenz notieren Sie zum Beispiel seine Bestellnummer.
Schritt 2 — Positionen prüfen
Kontrollieren Sie Name/Beschreibung, Menge und Preis exkl. der bestellten Positionen. Mit Zelle hinzufügen ergänzen Sie weitere Zeilen, mit Produkte auswählen übernehmen Sie Artikel aus Ihrem Produktkatalog (Pro-Funktion). Die Summen inklusive USt. sehen Sie rechts unten; unter der Tabelle ergänzen Sie bei Bedarf Einführungstext, Abschlußtext, Dokumentenbedingungen, Anlagen und eine Interne Notiz.
Schritt 3 — Vorschau, Speichern oder Fertigstellen
Mit Vorschau sehen Sie die Auftragsbestätigung so, wie Ihr Kunde sie erhält. Speichern speichert sie als Entwurf.
Fertigstellen öffnet ein Menü mit vier Möglichkeiten:
- Fertigstellen und per E-Mail senden — stellt die Auftragsbestätigung fertig und sendet sie per E-Mail.
- Fertigstellen, E-mail und druckauftrag beenden — stellt sie fertig, sendet sie per E-Mail und druckt sie.
- Fertigstellen — stellt die Auftragsbestätigung nur fertig.
- Mit Druck fertigstellen — stellt sie fertig und druckt sie.
Aus der fertiggestellten Auftragsbestätigung erstellen Sie später über das Menü Aktion weitere Dokumente, zum Beispiel die Rechnung oder einen Lieferschein.
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