Rechnung schreiben
Rechnung schreiben – noch nie war es einfacher
Eine Rechnung von Hand in Word oder Excel zu schreiben kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit dem Rechnungsprogramm von Invoice Office schreiben Sie online in einer Minute eine professionell gestaltete Rechnung und senden sie direkt an Ihren Kunden – auch wenn Sie noch nie eine Rechnung geschrieben haben.
Rechnung online schreiben
Alles, was Sie zum Rechnung schreiben brauchen
Nicht nur schreiben und senden: Invoice Office behält auch Zahlungsstatus, fällige Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Gutschriften für Sie im Blick. Ideal für Freiberufler und kleine Unternehmen.
- Firmendaten an der richtigen Stelle
- Adresse, Kontaktdaten, Handelsregister, USt-IdNr. und IBAN stehen automatisch auf jeder Rechnung – Sie tragen sie nur einmal ein.
- Pflichtangaben ohne Rechenfehler
- Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum und Fälligkeitsdatum sind vorausgefüllt; Summen exkl. USt., USt. und Gesamtbetrag rechnet Invoice Office aus.
- Ihr eigener Hausstil
- Laden Sie Ihr Logo und ein Hintergrundbild hoch, passen Sie Farben und Anordnung an und blenden Sie ein, was auf der Rechnung stehen soll.
- Direkt per E-Mail senden
- Senden Sie die Rechnung als PDF an mehrere Empfänger, mit CC, BCC und Anhängen – und sehen Sie, wann Ihr Kunde die E-Mail geöffnet hat.
- Online bezahlen lassen
- Mit einem Zahlungslink über PayPal oder Mollie bezahlt Ihr Kunde die Rechnung direkt – so kommt Ihr Geld schneller.
- Zahlungserinnerungen
- Erinnern Sie an offene Rechnungen mit einem Klick oder lassen Sie Zahlungserinnerungen nach Ihren Fristen automatisch senden.
- Jede Währung und Sprache
- Schreiben Sie Rechnungen in Euro, Dollar, Pfund oder einer anderen Währung – und in der Sprache Ihres Kunden.
- Aus einem Dokument das nächste
- Aus dem Angebot wird die Rechnung, aus der Rechnung eine Gutschrift, ein Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung – ohne eine Zeile neu zu tippen.
- Alle Rechnungen gesichert
- Ihre Rechnungen sind online gespeichert und jederzeit auffindbar – statt in Ordnern voller Papier.
Pflichtangaben
Was sollte auf einer Rechnung stehen?
Eine Rechnung besteht aus Pflichtangaben und Daten, die Sie selbst ergänzen. Wichtig ist, dass sie klar ist – und zugleich eine gute Visitenkarte für Ihr Unternehmen.
Mehr Beispiele finden Sie unter Rechnung Vorlage.
Obligatorische Rechnungsinformationen
- 1
Eigene Unternehmensinformationen
Von wem die Rechnung stammt: Name, Adresse und Kontaktdaten, dazu Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung.
- 2
Adresse des Kunden
Name und Adresse des Kunden, gut sichtbar. Mit einer Kontaktperson ist noch klarer, wer die Rechnung erhalten soll.
- 3
Rechnungstitel
Das Wort „Rechnung“ deutlich oben auf dem Dokument verhindert Verwirrung.
- 4
Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer. Sie darf nur einmal vergeben werden, und die Nummern müssen aufsteigend sein.
- 5
Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt und gesendet wurde – wichtig für die Zahlungsfrist und Ihre Umsatzsteuererklärung.
- 6
Rechnungsinhalt
Die gelieferten Produkte und Leistungen, pro Zeile mit Bezeichnung, Menge, Preis, Umsatzsteuersatz und Gesamtbetrag.
- 7
Gesamtbeträge
Unter den Positionen: der Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer.
Empfohlene Rechnungsinformationen
- 1
Zahlungsfrist und Fälligkeitsdatum
Wer pünktlich bezahlt werden möchte, nennt die Zahlungsfrist. Das Fälligkeitsdatum verhindert Verzögerungen.
- 2
Zahlungsbedingungen
Wie der Kunde bezahlen soll – meist mit der Bitte, Rechnungsnummer und Bankverbindung bei der Überweisung anzugeben.
- 3
Kundennummer
Bei vielen Kunden hilft eine Kundennummer, Rechnungen schnell zuzuordnen und die Kommunikation zu vereinfachen.
- 4
Spezifikation und Referenz
Ein Spezifikationstext oder die Bestellnummer Ihres Kunden macht Rechnung, Kunde oder Lieferung eindeutig erkennbar.
- 5
Einführungs- und Abschlusstext
Ein Dank oder zusätzliche Informationen über oder unter den Positionen.
- 6
Firmenlogo
Ihr Logo macht die Rechnung zur Visitenkarte Ihres Unternehmens.
So funktioniert’s
In drei Schritten zur fertigen Rechnung
Schritt 1Kunde wählen
Öffnen Sie Einnahmen → Rechnungen und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Wählen Sie den Kunden – Adresse und Kundennummer werden übernommen.
Schritt 2Positionen hinzufügen
Tragen Sie Produkte oder Leistungen mit Menge und Preis ein. Summen und Umsatzsteuer rechnet Invoice Office sofort aus.
Schritt 3Fertigstellen und senden
Mit Fertigstellen schließen Sie die Rechnung ab und senden sie per E-Mail, drucken sie aus oder beides auf einmal.
Rechnung senden
Rechnung per E-Mail senden – und den Überblick behalten
Ist die Rechnung geschrieben, haben Sie mehrere Möglichkeiten, sie zu senden:
- Per E-Mail als PDF – heute der häufigste Weg, eine Rechnung zu senden
- Per Post – für Kunden, die noch eine Papierrechnung wünschen
- Persönlich – ausgedruckt und direkt übergeben
Mit Invoice Office senden Sie Rechnungen direkt aus dem Programm. Den Inhalt der E-Mail bestimmen Sie selbst, und in den E-Mail-Einstellungen legen Sie fest, ob Sie selbst automatisch eine Blindkopie erhalten.
- Empfänger, CC und BCC selbst festlegen
- Betreff und Nachricht frei gestalten
- Benachrichtigung, wenn die E-Mail empfangen oder geöffnet wurde
- Sofortiger Hinweis, wenn die E-Mail nicht ankommt, zum Beispiel wegen einer falschen Adresse
Dokumentendesign
Rechnung schreiben in Ihrem eigenen Hausstil
Beeindrucken Sie Ihre Kunden mit Rechnungen in Ihrer Corporate Identity. Das Dokumentendesign bietet zahlreiche Einstellungen, mit denen Sie Inhalt und Stil der Rechnung selbst festlegen.
- Logo und Hintergrund
- Laden Sie Ihr Firmenlogo und ein Hintergrundbild hoch und platzieren Sie beides auf der Rechnung.
- Positionierung
- Ziehen Sie die Elemente Ihrer Rechnung genau an die gewünschte Stelle.
- Daten ein- oder ausblenden
- Entscheiden Sie selbst, welche Angaben auf der Rechnung erscheinen.
„Ich liebe Invoice Office! Eine perfekte Lösung für kleine Unternehmen und sehr einfach zu bedienen“
Fragen zum Rechnung schreiben
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Wie korrigiere ich eine Rechnung, die ich schon versendet habe?
Wie erinnere ich einen Kunden an eine unbezahlte Rechnung?
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