Die Pflichtangaben einer Rechnung sind in Deutschland in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formal unvollständig – und Ihr Kunde kann die darin ausgewiesene Umsatzsteuer unter Umständen nicht als Vorsteuer abziehen. Wer Rechnungen ausstellt, sollte die Pflichtangaben deshalb kennen und auf jeder Rechnung vollständig aufführen.
Diese Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten
Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören auf eine vollständige Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer zur Identifizierung der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (das Leistungsdatum)
- Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (z. B. Skonto oder Rabatt)
- Der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag – oder bei einer Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis auf den Grund der Befreiung
Rechnungsnummer: fortlaufend und lückenlos
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend vergeben werden, damit jede Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann. Sie darf aus mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen bestehen (etwa nach Jahr oder Kundengruppe), sollte innerhalb einer Reihe aber keine Lücken aufweisen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Regeln. Hier genügen: der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Bruttoentgelt in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz (oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung). Eine fortlaufende Rechnungsnummer oder die Anschrift des Empfängers sind hier nicht zwingend erforderlich.
Besondere Hinweise auf der Rechnung
Je nach Fall müssen weitere Angaben auf die Rechnung:
- Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge) der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ – statt eines gesonderten Steuerausweises.
- Rechnet der Leistungsempfänger selbst ab, ist die Rechnung als „Gutschrift“ zu kennzeichnen.
- Bei Anwendung der Differenzbesteuerung oder für Reiseleistungen der jeweils vorgeschriebene Hinweis.
E-Rechnung im B2B-Bereich
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen in einem strukturierten Format (nach EN 16931) zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht, E-Rechnungen auch auszustellen, wird in den Folgejahren schrittweise eingeführt. Die inhaltlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben davon unberührt – sie gelten für die E-Rechnung genauso wie für die klassische Papier- oder PDF-Rechnung.
Rechtssichere Rechnungen mit Invoice Office
Rechnungen, die Sie in Invoice Office erstellen, enthalten alle Pflichtangaben nach § 14 UStG. Die fortlaufende Rechnungsnummer wird automatisch vergeben, Steuersätze und Steuerbeträge werden korrekt ausgewiesen, und Sie können das Layout an Ihr Unternehmen anpassen. Wie Sie in wenigen Schritten eine vollständige Rechnung erstellen, zeigt der Leitfaden Rechnung schreiben.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Gesetzestext (§ 14 UStG, § 33 UStDV).